Jos Outlook 2019/365 -postilaatikko on täynnä, sinulle lähetetään sähköpostiviesti, jossa kerrotaan, että postilaatikkosi lähestyy kiintiötä. Jos et pienennä postilaatikon kokoa, et voi lähettää sähköpostia, ja saat sähköpostiviestin, jossa kerrotaan, että "Postilaatikko on sen kokorajan yläpuolella" .
Sähköpostikiintiön määrittää yleensä organisaation Microsoft Exchange -valvoja. Joissakin tapauksissa järjestelmänvalvojat voivat antaa sinulle enemmän tilaa, jos otat yhteyttä. Voit myös käyttää Outlookin Personal Folders -toimintoa tallentamaan Outlook-kohteita paikallisesti kiintolevylle. Henkilökohtaisen kansion kohteet eivät sisälly kiintiöön.
Tietenkin on parasta pitää asiat siistinä ja puhdistaa joitakin asioita, joita et koskaan tarvitse. Voit puhdistaa postilaatikkosi seuraavasti:
Vaihtoehto 1 - Cleanup Tool
Huomautus: Nämä vaiheet koskevat Outlookin Windows-versiota. Tämä ominaisuus ei ole käytettävissä MacOS-versiossa.
- Siirry kohtaan ” File ”> “ Cleanup Tools ”> ” Postilaatikon puhdistus ”.
- Voit valita " Postilaatikon puhdistus " -näytöstä " Etsi kohteita, jotka ovat vanhempia kuin tietyn päivän", tai " Etsi kohteita, jotka ovat suurempia kuin " tietyn kokoiset. Henkilökohtaisesti yritän löytää kohteita, jotka ovat suurempia kuin 250 kilotavua, ja valitse sitten Etsi… .
- Ohjattu toiminto etsii hakuehtojasi vastaavia viestejä. “ Advanced Find ” -näytössä voit poistaa kaikki ei-toivotut kohteet.
Kun olet poistanut kaikki ei-toivotut kohteet, tyhjennä “ Poistetut kohteet ” -kansio napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla ” Tyhjennä kansio ”.
Vaihtoehto 2 - Manuaalinen poisto
- Kun katselet sähköpostiasi Outlookissa, napsauta hiiren kakkospainikkeella vasemmanpuoleisessa ruudussa olevaa sähköpostiosoitetta ja valitse ” Data File Properties ”.
- Valitse ” Folder Size… ” -painike.
- Katsokaa, mitkä kansiot ovat kooltaan suurimmat. Käytä näitä tietoja kohdistaaksesi kansioita, joista voit poistaa sähköpostiviestit manuaalisesti.
